Digital Asset Management (DAM)

Een zee aan bestanden en weinig tijd

In feite heeft men belangrijkere dingen te doen dan bestanden zoeken, deze correct op te slaan en naar anderen door te sturen. Eigenlijk heb je al genoeg ergernis zonder overcomplexe systemen (die alleen programmeurs begrijpen…), systemen, die in theorie alles kunnen (als je maar wist hoe…), systemen die zijn als printers (goedkoop in de aanschaf maar dan…) of op maat gemaakte Digital Asset Management software systemen (die nooit af zijn…).
Dan wordt het tijd om het anders aan te pakken.

Wat zijn Mediadata?

Iedereen redacteur

Tegenwoordig is elke medewerker in het medialandschap redacteur, fotograaf, vormgever, typograaf en presentator. Vandaar dat vaste schijven en servers volstaan met foto’s uit de meest afwijkende bronnen en uiteenlopende formaten en resoluties, Wordbestanden, presentaties, grafieken, layouts, videoclips en PDFs. En daarbij: een bestand is niet maar EEN bestand. Er zijn ook nog doublures en versies: doublures op de server, de laptop, een CD, een USB-stick, de externe schijf, op externe locatie en als bijlage van diverse E-mails. Tel daar nog bij de verschillende versies vanaf het eerste ontwerp tot het vervaardigde document, de late wijzigingen en de definitieve versie.

De zwakke punten in het systeem

De zwakke punten van het systeem zijn bekend. Het opslaan van mediadata geschiedt gewoonlijk hiërarchisch geordend, i.e. als bestanden in mappen in mappen in mappen. Deze hiërarchie is echter zinloos voor mediadata.
Stel u bezit een directory tree voor gebouwen, waarin zich mappen voor foto’s van kantoren, fabrieken, een- of rijtjeshuizen bevinden. Daarnaast heeft u een tweede directory tree voor landen en regio’s? Waar hoort dan de foto van een kantoor in Hamburg? Theoretisch zou je het bestand dubbel moeten opslaan. Bij meer dan twee eigenschappen van een bestand wordt het volstrekt onoverzichtelijk en vooral onpraktisch. In welke map sla ik dit bestand op? Hoe wordt het benoemd? Waar worden de auteur en het copyright gekoppeld? Hoe kan ik dit bestand aan een project toewijzen?
Deze tegenwoordig gebruikelijke werkwijze is uitermate gevoelig voor de wet van Murphy die zegt dat alles wat er mis kan gaan ook werkelijk mis gaat. Belangrijke bestanden staan bij voorkeur op beschadigde CD’s. Back ups zijn meestal alleen van onbelangrijke bestanden gemaakt en de laatste versie van het bestand is juist met de laptop van een collega op zakenreis.
Het opslaan in hiërarchische mappen kan voor de veiligheid problematisch zijn omdat een functioneel gestuurd gebruik niet mogelijk is: de vraag wie welke versie van een bestand mag zien, bewerken, verdubbelen en versturen wordt tegenwoordig ofwel heel beperkend of juist bijzonder open toegepast, met alle mogelijke schadelijke gevolgen van dien. Het meest problematisch echter is meestal het zoeken.
De zin “Ik heb snel alle presentaties nodig waarin we iets over het project voor Meier AG hebben geschreven…” kan ettelijke uren werk met zich meebrengen omdat er geen intelligent zoekmethode voorhanden is: Is de bedrijfsnaam Meier AG, Meyer AG, Mayer AG of Maier AG? Wordt misschien de Meierei Obermeier, Niedermeier of Biedermeier bedoeld? Ook doorvragen maakt de zoektocht niet altijd eenvoudiger: ”Ik bedoel het bedrijf waarin meneer Schmidt werkt.” Gaat het hier om de heer Schmidt, heer Schmitt of heer Schmid?

Wie zetten beroepshalve een Digital Asset Management systeem in?

Uitgeverijen en persbureaus zetten meestal in op Digital Asset Management software voor het beheer en toepassing van mediabestanden. Intussen wordt deze software veelal ook door marketing- en reclameafdelingen van bedrijven uit andere branches gebruikt. Er zijn wereldwijde standaards die voor al deze systemen gelden waardoor het overdragen van bestanden vereenvoudigd wordt. Ook de knowhow is goed over te dragen. Daarnaast werken we met metadata.

Wat houden metadata eigenlijk in?

Onder het begrip „metadata“ worden de eigenschappen van een document verstaan, bij voorbeeld: auteur en copyright, status plaats en tijd, trefwoorden, beschrijving, categorieën, technische gegevens zoals bestandstype, resolutie, formaat, kleurruimte en nog veel meer. Bij juiste toepassing worden metadata in het bestand zelf opgeslagen en daarnaast ook in een index resp. inhoudsopgave of een database. De reden daarvoor is eenvoudig: wanneer u een bestand verstuurt of in een ander systeem opslaat dan blijven de metadata behouden. Anders zou alleen het ‘kale’ bestand aankomen dat door de ontvanger niet geordend kan worden. Daarbij is het net zo belangrijk dat u bijvoorbeeld na een systeemwisseling of bij een ingrijpend hardwareprobleem aan de hand van de metadata in de bestanden de index resp. de inhoudsopgave volledig opnieuw kunt inrichten.

Metadata alleen in een database beheren is triviaal. Werken met wereldwijd toegepaste standaards betekent altijd het opslaan van de metadata in bestand en index en het synchroon houden. Mediabestanden worden het eenvoudigst door de ontvangers geaccepteerd als deze goed ontsloten zijn, d.w.z. van voldoende metadata voorzien. Dit geldt zeker voor perstoepassingen en public relations: de redactiesystemen in uitgeverijen gebruiken precies dezelfde metadata opties zodat de ontvanger zich niet hoeft aan te passen.

Standaarden voor metadata

Tegenwoordig zijn er twee standaarden: „IPTC IIM“ en XMP. Het voordeel van de oude IPTC- IIM standaard is dat deze wereldwijd gebruikelijk, beproefd en betrouwbaar is. Helaas is hij bovendien ook verouderd en zijn er talloze beperkingen bij zeer complexe toepassingen. De eerstvolgende standaard heet XMP is een ontwikkeling van de firma Adobe, en raakt enorm snel verbreid. En daarvoor zijn goede redenen: XMP is flexibel en ook in zeer complexe toepassingen inzetbaar. Ondertussen heeft zelfs het IPTC-consortium XMP als standaard geaccepteerd. De oude IPTC-informatie leeft tegenwoordig verder als onderdeel van XMP onder de naam “IPTC Core”. Meer informatie over IPTC

Integratie met metadata

Goede systemen beschikken over een interface naar databases om de systeemintegratie te vereenvoudigen. Op die manier kunt u additionele informatie via een klant- of projectnummer automatisch overnemen, bijvoorbeeld uit uw ERP-systeem, een artikel-database of vanuit andere bronnen. Bij grotere installaties, en in het bijzonder in publiciteit- of marketingafdelingen wordt dit soort integratie zeer vaak doorgevoerd.

Zoeken en vinden met metadata

Overeenkomsten met uw favoriete zoekmachine op internet zijn niet toevallig maar ook zo bedoeld: u geeft het gezochte in een veld in en zoekt. Het zoeken geschiedt binnen de index en dus zo eenvoudig of gecompliceerd als u wilt. U kunt op de volledige tekst of in losse velden zoeken. Er wordt in alle documenten, onafhankelijk van de soort, op een of meerdere kenmerken gezocht. In bepaalde bestanden wordt doelgericht op een hele reeks kenmerken gerechercheerd. Op deze manier gaat het zoeken snel, uitermate snel.

Hoe zit het met klanten en journalisten?

De systematiek voor het beheer van mediadata mag niet ophouden bij de “mailbox-grens” maar zou klanten en relaties er bij moeten betrekken. Met onze oplossingen beschikt u over een portaal voor klanten en relaties op web waar fotografen, bureaus en andere leveranciers veilig en tijdbesparend beelden en andere bestanden kunnen aanleveren. Zodoende kunnen uw klanten en perscontacten weer effectief bestanden downloaden, bij voorbeeld bestanden voor lopende projecten, persfoto’s, beschrijvingen van artikelen en veel meer.

Looptijd van projecten

Over het algemeen zijn DAM-projecten langdurig en kostbaar: wat denkt u van een voortraject van twee weken op uw kosten? En wat te denken van de vele manuren voor aanpassingen? Bij veel systemen speelt niet de gebruiksklare software de hoofdrol maar de aanpassing, documentatie van aanpassingen, foutherstel en een zeer uitvoerig scholingstraject, waarna weer een aanpassing nodig blijkt.

De Delos-opzet pakt het anders aan!

Wij staan voor gebruiksklare, omvangrijke, flexibele en schaalbare Digital Asset Management software systemen die in uitgeverijen voor kranten en tijdschriften, persbureaus zowel als marketing- en PR-afdelingen van ondernemingen succesvol worden toegepast. De gebruikelijke projectlooptijd voor een kleine marketing- en PR-afdeling met 1-5 werkplekken staat op 1-2 dagen, voor een gemiddelde marketing- en PR-afdeling met 5-25 werkplekken zijn 2-5 dagen gebruikelijk. Is er een extern reclamebureau of studio etc bij betrokken dan staan er 5-10 dagen voor.

Wilt u meer informatie over DAM software? Gebruik het informatie formulier.